Os conceitos de custos e despesas são comumente confundidos por empresários e gestores — alguns até acreditam que esses termos são sinônimos. Esse entendimento pode funcionar no dia a dia, mas não é o que se aplica nas empresas.
Eles até podem ser usados para designar os gastos que uma pessoa física realiza. No entanto, em um âmbito empresarial, apresentam significados completamente distintos, e a falta de entendimento desses conceitos pode gerar danos graves a um negócio com o passar do tempo.
O nosso objetivo com este artigo é mostrar a diferença entre custos e despesas, bem como qual é a importância de saber classificar e separar esses elementos de forma correta. Confira!
O que são custos?
Os custos são todos os gastos ocorridos para que bens, produtos ou serviços produzidos pela empresa sejam executados. Ou seja, estão diretamente ligados à atividade-fim que o negócio explora. São exemplos de custos:
- matéria-prima utilizada na produção de algum produto;
- gastos com manutenção de máquinas;
- energia elétrica da área de produção de uma fábrica;
- salário da equipe de vendas ou funcionários envolvidos no processo produtivo.
Entender os custos é importante para determinar quais investimentos são mais úteis, quais recursos devem ser realocados e como otimizar a produção.
O que são despesas?
As despesas são os demais gastos utilizados para a manutenção da atividade-fim da empresa, mas que não têm relação direta com ela. São gastos necessários para sua manutenção, mas que não impactam o produto, serviço ou cliente final de forma direta. Podemos mencionar como exemplo de despesas:
- salários de pessoal administrativo;
- gastos com materiais de limpeza, energia, água etc.;
- dispêndios com publicidade e propaganda;
- manutenção de softwares utilizados pela administração.
Ao conhecer melhor as suas despesas, você pode entender quanto do seu orçamento vai para os processos auxiliares e como eles impactam sua rentabilidade, assim como o valor do serviço para o cliente final.
Entendido o conceito de custos e despesas, vamos mostrar por que essa classificação é tão importante para uma empresa. Continue lendo!
Qual é a importância da correta classificação de custos e despesas?
O primeiro ponto que discutiremos neste item é a famosa redução de custos. É muito importante que um gestor reconheça que os gastos existentes em um procedimento de prestação de serviços, produção ou vendas são essenciais para que esses processos sejam mantidos.
Sendo assim, uma redução de custos pode prejudicar severamente a qualidade das atividades realizadas pela empresa quando não realizada com o devido cuidado. De fato, existem momentos em que é necessário executar esse tipo de ação. No entanto, é preciso ter em mente os reflexos negativos que ela causará e quais serão as opções para lidar com essa situação.
Conhecendo os custos e despesas, um gestor poderá selecionar aqueles gastos que não impactam diretamente em sua atividade-fim, para que sejam reduzidos ou eliminados.
Outro ponto fundamental sobre conhecer e classificar corretamente esses gastos tem relação com a viabilidade de um produto vendido, produzido ou serviço prestado.
Por meio da apropriação de custos, a gestão da empresa pode calcular o indicador chamado Margem de Contribuição (MC), que basicamente mede o valor que sobra após o pagamento dos gastos ocorridos na execução da atividade.
Tal indicador é a peça principal para que uma empresa descubra se determinado produto ou serviço está dando lucro ou prejuízo. Sem conhecer a correta classificação dos gastos, a gestão de um negócio jamais saberá quais são os reais fatores que contribuem para a sua lucratividade e, provavelmente, tomará ações desordenadas e sem um objetivo claro e específico.
A empresa que classifica os custos e despesas de forma correta não precisa contar com a sorte em suas decisões gerenciais. Ela pode utilizar as informações extraídas desses gastos para tomar ações ordenadas, objetivas e específicas.
Como cortar gastos na empresa?
Há várias oportunidades para diminuir o impacto de certos gastos no orçamento. Confira, a seguir, algumas delas e comece a explorá-las agora mesmo!
Reaproveitamento de recursos
Papel, copos, água, entre outras coisas, podem ser úteis por muito mais tempo do que você imagina. Inúmeras empresas têm despesas consideráveis por descartarem materiais que poderiam ser reutilizados ou por escolherem produtos descartáveis como o padrão em seu negócio.
Pense nos copos de plástico, por exemplo. Cada café ou copo d’água tomado significa mais lixo. Porém, nada impede que os colaboradores usem uma caneca individual ou garrafa nesses momentos. É uma forma simples de reduzir ainda mais os custos da empresa.
Automação de processos
Tanto o trabalho associado ao seu core business quanto o BackOffice dependem de processos complexos para funcionarem direito. E alguns deles são repetitivos, lentos e pouco eficientes. Por isso mesmo surgiram máquinas para automatizar parte deles, como foi o caso das linhas de montagem.
Esse conceito também se aplica a outros contextos, como o uso de softwares de gestão para facilitar a administração de recursos. Com essa ajuda, suas equipes cumprirão as tarefas de forma rápida e terão mais tempo para trabalhar de maneira criativa e inovadora.
Digitalização de documentos
Os custos e despesas para manter arquivos físicos na empresa são significativamente altos. Não basta considerar a impressão. É preciso levar em conta o armazenamento, preservação e até possíveis multas por não guardá-los corretamente. Muitos profissionais nem imaginam quantos gastos surgem de uma pilha de caixas cheias de papel.
Por isso, a maioria das empresas está migrando para o armazenamento de documentos digitalizados. Além de evitar boa parte das despesas e otimizar o espaço, essa também é uma forma de acelerar a comunicação com clientes e parceiros, pois toda a documentação pode ser enviada por e-mail ou compartilhada em uma plataforma.
Economia de energia
Esse é um ponto recorrente em relação ao corte de gastos, e por um bom motivo. Além de ser uma atitude ecológica que a empresa pode tomar, energia elétrica ainda é uma das principais despesas dentro de um escritório. Quanto antes você puder reduzi-la, melhor.
Felizmente, há várias maneiras de diminuir esses números. Por exemplo: você pode trocar suas lâmpadas comuns por fluorescentes — que apresentam melhor performance —, desativar computadores e máquinas quando não estão sendo usados — evitando o stand-by —, entre outras coisas.
Agora que você entende a diferença entre custos e despesas, pode classificar corretamente seu orçamento e direcionar melhor seus recursos.
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