O eSocial, o sistema criado para reunir as informações sobre todos os trabalhadores que contribuem para a Previdência Social, é uma folha de pagamento digital com todos os recursos necessários para atender às necessidades tanto empresarias quanto fiscais, previdenciárias e tributárias.

Devido à amplitude de sua abrangência, o eSocial é um sistema que promete mudar totalmente a forma de relacionamento entre os órgãos da administração pública federal, os empregadores e os empregados.

A arquitetura com que foi montado estabelece um fator preponderante e necessário ao sistema trabalhista, relacionando informações, apurando inconsistências e inconformidades e registrando todas essas informações para aplicar as penalidades com fundamento da legislação, se for o caso.

Com sua implementação e obrigatoriedade para todas as empresas a partir de 2018, é necessário que as empresas comecem a se preparar para ter condições de prestar corretamente as informações, devendo notar que muitas mudanças serão necessárias.

Cadastros de funcionários precisam estar completos

Como os dados são enviados via eSocial e precisam ser sempre enviados corretamente, será necessário ter certeza que durante a admissão você sempre tem as informações completas antes da data de início. Inclusive, os dados de dependentes ficam ainda mais importantes: como as informações serão mais fáceis de ser cruzadas, não deixe de marcar corretamente os dependentes no imposto de renda.

Uma outra prática comum em grande parte das empresas, principalmente as de menor porte, é colocar o empregado para trabalhar e solicitar a documentação depois. Com o eSocial, o empregado deverá estar incluso no sistema antes de iniciar suas atividades, o que vai obrigar que tenha em mãos toda a documentação necessária, apresentando-a ao empregador.

Esqueça o “Retroativo”

Com a frequência maior de envio de informações, o “jeitinho” vai se tornar bem mais complicado ou terá que deixar de existir em diversas situações. Por exemplo, admissões precisarão ser enviadas antes da data de admissão. Rescisões precisarão ser enviadas no mesmo prazo do pagamento – 1 dia para rescisão iniciada pela empresa e 10 dias para quando o empregado pede a rescisão. Alterações contratuais como aumento de salário ou troca de função também deverão ser informadas ao eSocial no momento que acontecerem.

Por último, modificações na folha de ponto ou adição de atestados e afastamentos também não poderão ser feitas retroativamente, forçando as empresas ainda mais a adotarem sistemas digitais de controle de ponto e softwares de gestão de folha de pagamento e RH.

Verifique como você trata as leis trabalhistas

Privilégios exclusivos de alguns, falta de equiparação salarial, remuneração incompatível com o CBO e horas extras que são sempre trabalhadas no mesmo horário todo mês são alguns dos problemas trabalhistas que ficarão escancarados para qualquer tipo de fiscalização uma vez que os sistemas estejam unificados. Se isso já é motivo para processo hoje, imagina quando ficar fácil de fiscalizar.

Mais uma vez, seja conservador e siga as leis trabalhistas à risca. Hoje pode parecer só um passivo trabalhista, mas amanhã pode virar uma multa automática.

Férias: regras deverão ser seguidas à risca

Como cada detalhe das férias deverá ser reportado em tempo real, junto do espelho de ponto e ausências todas bem documentadas, não será mais possível ter o controle solto que muitas empresas têm hoje de dividir férias em períodos diferentes dos permitidos, tirar férias mas continuar trabalhando ou emitir aviso de férias retroativo.

Comece desde já a fazer do jeito certo: dividir férias sempre só em casos excepcionais, não pode trabalhar durante as férias – nem mesmo ler emails! – e aviso de férias tem que ter no mínimo 30 dias de antecedência. Tenha atenção total às regras de férias desde o momento de marcá-las.

Estagiários agora entram nas documentações

Antes, só se precisava reportar qualquer informação sobre estagiários na DIRF. Agora, será necessário fazer um relato completo, inclusive tendo um gestor responsável. O controle que hoje muitas vezes é feito pela própria universidade e que varia muito em intensidade – algumas seguram com punho de ferro e outras mal leem os contratos – será feito pelo próprio eSocial.

Inclusão de autônomos na folha de pagamento

Quando uma empresa contrata um profissional autônomo, isso é feito geralmente para atender situações de emergência, e o serviço acaba sendo feito sem a preocupação com a documentação e sua legalização. Essa é outra prática que precisará ser abolida, já que a contratação de autônomo também deverá ser comunicada ao eSocial e não apenas emitindo um recibo comum.

Atestados ficarão mais importantes do que nunca

Como o eSocial também concentrará dados da Previdência Social e os dados dele serão usados para a liberação de benefícios, sua empresa terá que informar todo atestado acima de 3 dias de duração obrigatoriamente para o eSocial. Além disso, se vários atestados menores que 3 dias chegarem a somar 15 dias de ausência, você terá que informar estes também.

Como é bem mais complicado ficar escolhendo qual você informa e qual não informa, é melhor informar todos de uma vez. Esse informe também precisa ser feito sempre o quanto antes, para não ter problema com o espelho de ponto.

Atenção aos programas de saúde e segurança

Muitas empresas brasileiras ainda não possuem os programas de riscos do trabalho e de saúde ocupacional para os seus empregados, como o PPRA e PCMSO. Considerado como um custo desnecessário, a maioria só cuida disso depois de uma fiscalização do Ministério do Trabalho. Com o eSocial, os programas de saúde e riscos ocupacionais serão obrigatórios.

Fechamento da folha de pagamento antes do último dia do mês.

É prática comum dos empregadores não esperar o último dia do mês para fechar o ponto dos empregados e fazê-lo em meados do dia 20 de cada mês.
Os empregadores devem rever seus processos internos, pois vários erros decorrem desse fechamento antecipado, que é conflitante com a legislação trabalhista e será constatado pelo eSocial;
Pergunta: Quando o período de apuração para exceção das horas é de 01 a 15 e o pagamento é todo dia 30, as horas extras realizadas de 16 a 30 são pagas somente no dia 30 do próximo mês, ultrapassando os 30 dias das exceções realizadas. Esse procedimento poderá ser mantido?
Não. A legislação exige que os salários sejam pagos em período não superior a 30 dias.
As horas extras realizadas entre os dias 16 e 30 deverão ser apuradas e pagas junto com a folha do mês vigente.

Pergunta: A folha de pagamento poderá ser fechada antes do encerramento de cada mês?
O fechamento antecipado da folha de pagamento (dias 25, 26 etc.) é um procedimento comum e o objetivo é facilitar a emissão de GPS.
Fecham suas folhas pagando os dias de forma antecipada, sem terem conhecimento de possível falta injustificada pelo trabalhador (fato denominado de “pagamento no escuro”).
Procedimento não encontra vedação na legislação (o empregado recebe normalmente, os dias trabalhados na competência).
As faltas injustificadas no período (25 ou 26 até o final do mês) podem a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho ser descontadas da remuneração devida no mês posterior.
Atenção maior deve ter o empregador para:
A ocorrência de horas extraordinárias, adicionais noturnos, comissões e outras parcelas variáveis neste período “escuro” (25 ou 26 até o final do mês).
Essas parcelas devem, obrigatoriamente, constar da folha de pagamento da competência em que foram geradas, ou seja, na mesma competência em que se deu o trabalho extra.

ESocial – Divulgação do Cronograma de Implantação

– Em 01/01/2018 para o empregador com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00, exceto para os eventos relativos a Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), que serão obrigatórios após os seis primeiros meses do início da obrigatoriedade.

– Em 01/07/2018 para os demais empregadores, exceto para os eventos relativos a Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), que serão obrigatórios após os seis primeiros meses do início da obrigatoriedade.

O tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, ao Microempreendedor Individual (MEI) com empregado, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física será definido em ato específico, observados os prazos elencados anteriormente.

Esta relação de “cuidados” não tem a intenção de esgotar a matéria.

É imprescindível que cada empresa faça uma análise individual de todos os seus processos e peculiaridades, e converse com seu contador para entender e implementar todas as mudanças que serão necessárias, a fim de que esta nova obrigação seja cumprida com êxito!

Veja mais detalhes do plano de implantação em: Receita Federal do Brasil

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